إدارة عقود تأجير السيارات

قبل البدء في إنشاء أمر حجز جديد، يجب التأكد من تفعيل خيارين أساسيين لتجنّب إنشاء فواتير نهائية قبل اعتماد البيانات النهائية:

من القائمة الرئيسية، انتقل إلى “إدارة الإيجارات والسيارات” ثم اختر “الإعدادات” ومنها إلى “الإعدادات العامة”.

فعّل الخيار “فواتير مسودة لأمر الحجز”.
بعدها فعّل الخيار “تحديث الفاتورة المسودة ببيانات أمر الحجز”.

بهذا الشكل، يتم إصدار الفاتورة كمسودة فقط، ولن تكون نهائية إلا بعد اعتماد جميع بيانات أمر الحجز.

من القائمة الرئيسية، انتقل إلى قسم “أوامر الحجز”.
اضغط على زر “أضف أمر حجز” لبدء إنشاء أمر جديد.

سيتم فتح نموذج أمر حجز يدوي بشكل تلقائي.

من خلال الحقول الإضافية بأمر الحجز يمكنك إدخال بيانات تفصيلية خاصة بعقد الإيجار، تساعد على تحديد الشروط الدقيقة لاستخدام السيارة خلال فترة التأجير لضمان وضوح الاتفاق بين المستأجر والمعرض وتوثيقه داخل النظام. تتمثل الحقول الإضافية في الآتي:

يتيح لك هذا القسم تحديد تفاصيل عقد الإيجار:

• الكيلومترات المسموحة لكل يوم: أدخل عدد الكيلومترات المسموح بها يوميًا للعميل أثناء فترة الإيجار.
• عدد الأيام: أدخل عدد الأيام المتفق عليها لتأجير السيارة.
• إجمالي عدد الكيلومترات المسموحة: يتم حسابه تلقائيًا بالنظام بضرب عدد الأيام في عدد الكيلومترات المسموحة لليوم الواحد.
• عدد الكيلومترات عند التسليم: أدخل القراءة الحالية لعداد السيارة وقت التسليم للعميل.
• سعر الكيلومتر الإضافي: أدخل تكلفة الكيلومتر الإضافي في حال تجاوز العميل الحد المسموح من الكيلومترات اليومية أو الإجمالية. 

يُعرض في هذا القسم ملخص للقيمة المالية المتفق عليها بين العميل والمعرض:

• المبلغ المتفق عليه: هو إجمالي تكلفة الإيجار المحددة مسبقًا.
  
• المدفوع: المبلغ الذي سدده العميل حتى الآن.
  
• المتبقي: الفرق بين المبلغ المتفق عليه والمدفوع، وهو المبلغ المستحق على العميل لاحقًا.

عند استلام السيارة من العميل، يتم تعبئة هذا القسم لضمان توثيق حالة السيارة عند الإرجاع:

حالة الخزان باللتر: أدخل كمية الوقود المتبقية في خزان السيارة وقت الإرجاع، وهي قيمة إلزامية يجب على العميل الالتزام بها عند التسليم.

يختص هذا الجزء بتحديد سياسات إنهاء العقد والغرامات:

• فترة إشعار الإنهاء المبكر للعقد: تحدد المدة الزمنية التي يجب على العميل إخطار المعرض خلالها في حال رغبته بإنهاء العقد قبل الموعد المحدد.
• مهلة إلغاء العقد: تحدد المدة المسموح بها لتأخير استلام السيارة من المعرض، وبعد تجاوزها يُعتبر العقد لاغيًا تلقائيًا.
• غرامة الإنهاء المبكر للعقد: تُحدد قيمة الغرامة المستحقة في حال قيام المستأجر بإنهاء العقد بعد انتهاء المهلة المحددة لاستلام السيارة.
• قم بالضغط على زر “حفظ”.

من شاشة “الفواتير”، اضغط على زر “الإجراءات”، ثم اختر “عرض”.

ستظهر لك فاتورة أمر الحجز بجميع البيانات التي تم إدخالها مسبقًا، باستثناء قيم الكيلومترات الحالية وفرق الاستخدام التي تضاف يدويًا طبقًا لحالة استلام السيارة من المستأجر.

لإدخال بيانات الكيلومترات الحالية واحتساب فرق الاستخدام، اضغط على زر “تعديل” داخل الفاتورة.

بعد ذلك،أدخل البيانات الخاصة بعدد الكيلومترات الحالية. سيُحتسب فرق الاستخدام تلقائيًا بناءً على القيم التي تم إدخالها، وبعد الانتهاء اضغط على زر “حفظ دون طباعة”.

بعد الحفظ، ستظهر القيم الجديدة داخل الفاتورة بشكل مباشر.