إدارة الإيجارات والغرف

غالبًا ما تندرج الغرف تحت فئات مختلفة، يمكنك تصنيف أنواع الغرف مثلًا إلى غرف فردية، غرف مشتركة، جناح، وهذه الفئات الأكبر هي نوع وحدة الإيجار(نوع الغرف).

أما وحدة الإيجار هي الوحدة التي يتم تأجيرها مباشرة كغرفة واحدة. وغالبًا ما يتم جمع الغرف المتشابهة تحت نوع غرفة محدد.

فمثلًا يندرج الجناح المميز رقم 1 لديك تحت نوع الغرف “جناح”

اضغظ على “الإعدادات” المنسدلة عن “إدارة الإيجارات والغرف” بالقائمة الرئيسية ثم اضغط على بطاقة “أنواع الغرف”.

باستخدام أدوات البحث والفلترة تصل لأنواع السيارات المرادة

ولإضافة نوع سيارة جديد اضغط على زر “أضف نوع الغرفة”.

أضف بيانات نوع غرفة الإيجار كالتالي:

الاسم: أضف اسمًا معبرًا عن نوع الغرفة.

الحالة: اختر بين تنشيط النوع أو عدم تنشيطه، وسيكون لذلك أثر في إمكانية استخدام النوع في إنشاء أوامر التأجير لاحقًا، حيث لا يمكن استخدام نوع وحدة غير نشط.

طريقة التسعير: يمكنك محاسبة العميل بالأيام أو الساعات أو الأيام والساعات.

عند التسعير بالأيام، سيطلب منك النظام التالي:

تحديد موعد بداية اليوم الإيجاري في خانة “حضور”.

ونهايته في خانة “مغادرة”.

حتى يتمكن من معرفة موعد استحقاق العميل لوحدة الإيجار ومطالبته بها.

وعند التسعير بالساعات، سيطلب منك النظام التالي:

تعريف الحد الأدنى لساعات التأجير لهذا النوع من السيارات، فمثلًا لا يمكن تأجير السيارة لمدة تقل عن ثماني ساعات.

كما سيطلب منك تحديد الفترة الزمنية 

والتي يترتب عليها تحديد الوقت المتاح إتاحة بدء الحجز عنده.

أمثلة:

إن كانت الفترة الزمنية 60 دقيقة: هذا يعني أن إيجار السيارة لا بد أن يكون عند بداية الساعة فقط أي في الثانية عشر أو الواحدة مثلًا، ولا يتاح حجز السيارة عند الساعة 12:30 أو 12:15 وغيرها من الفترات القصيرة.

إن كانت الفترة الزمنية 30 دقيقة: هذا يعني تقسيم الساعة إلى 3 دقيقة وإتاحة إيجار السيارات في بداية الساعة أي في الساعة الثالثة وكذلك بعد مرور نصف ساعة أي في الساعة الثالثة ونصف.

إن كانت الفترة الزمنية 15 دقيقة: يتاح بدء تأجير السيارة في الساعة 12 أو 12:15 أو 12:30 أو 12:45: أو 1 إلى آخره.

إن كانت الفترة الزمنية 5 دقائق: يتاح بدء تأجير السيارة بعد كل خمس دقائق، في الساعة 12 أو 12:05 أو 12:10 أو 12:15 إلى آخره.

وعند التسعير بالأيام والساعات

يتعامل النظام بمثل ما يتعامل به مع التسعير بالساعات، إلا أنه سيتيح لك وضع سعر خاص باليوم الكامل (24 ساعة)، وسعر آخر للساعات الفردية التي لم تُكمل يومًا كاملًا.

قاعدة التسعير: أضف قاعدة تسعير،

الضريبة 1: أضف ضريبة أولى.

الضريبة 2: أضف ضريبة ثانية.

الوصف: أضف وصفًا موضِّحًا لنوع غرفة التأجير.

الصور: أرفِق صورةً لملف نوع غرفة التأجير.

ثم اضغط على زر “حفظ”.

بعد حفظ نوع غرفة الإيجار أو عند إعادة عرضها تظهر لك كل التفاصيل الخاصة بها ويمكنك تعديل أو حذف أو تعطيل نوع الغرفة، وبالضغط على زر “أضف الغرفة” تستطيع إضافات غرف لهذا النوع.

أمر الحجز هو الإجراء الذي يتم اتخاذه لحجز أي غرفة من أنواع الغرف المتاحة للإيجار لديك لأيٍ من عملائك، وفي نظام دفترة هناك نوعان من أوامر الحجز: أمر حجز تلقائي لحجز الغرف المتاحة تبعًا لأولوية الحجز المحددة من قِبلك مسبقًا، وأمر حجز يدوي تحدد داخله الغرفة المراد حجزها لكل عميل.

اضغط على “أوامر الحجز” المنسدلة عن “إدارة الإيجارات والغرف” بالقائمة الرئيسية ثم اضغط على زر  “أضف أمر حجز” واختر “أضف أمر حجز يدوي”.

• أضف بيانات أمر الحجز كالآتي:

• • رقم أمر الحجز: يتم إنشاء رقم تسلسلي تلقائيًا لأمر الحجز.
  • إنشاء فاتورة تلقائية: لك الخيار في أن يُنشئ النظام فاتورة تلقائيًا بمجرد إنشاء أمر الحجز أو لا.
    • ويمكنك التحكم في أن تصدر هذه الفواتير كمسودة أو كفواتير نهائية من خلال إعدادات الإيجار العامة.
  • الغرفة: اختر الغرفة التي سيتم تأجيرها عن طريق كتابة نوع الغرفة، ثم اختر من القائمة المنسدلة اسم الغرفة المراد تأجيرها من الغرف المتاحة لهذا النوع.
  • العميل: اختر العميل الذي سيقوم بحجز/ تأجير الغرفة.
  • تاريخ ووقت البدء: حدد موعد بدء الحجز/ التأجير باليوم والساعة.
  • العملة: حدد عملة سعر التأجير.
  • وسوم: أضف وسومًا تساعدك على الوصول لأمر الحجز سريعًا.
  • الملاحظات: أضف ملاحظاتك على أمر الحجز,
  • المرفقات: أضف مرفقات إلى أمر الحجز بحدٍ أقصى 5 ميجابايت.
  • اضغط زر “حفظ”.

لاحظ الفاتورة المنشأة تلقائيًا عن أمر الحجز في تبويب الفواتير.

حالة أمر الحجز التلقائية “معلق” ويمكن أن تستبدلها بحالة افتراضية أخرى تعينها لحالات أوامر الحجز، ويمكنك تغييرها بالضغط على زر “تغيير الحالة” واختيار الحالة المرادة.

يمكنك الإطلاع على فواتير  أمر الحجز وإضافة عملية دفع أو تحويلها من مسودة إلى فاتورة نهائية بالضغط على “إدارة الفواتير” المنسدلة عن التحصيلات بالقائمة الرئيسية،