إدارة الإيجارات والسيارات

غالبًا ما تندرج السيارات تحت فئات مختلفة، يمكنك تصنيف أنواع السيارات مثلًا إلى نقل، سيارات الدفع الرباعي، سيارات سيدان، سيارات فاخرة هذه الفئات الأكبر هي نوع وحدة الإيجار(نوع السيارة).

أما وحدة الإيجار هي الوحدة التي يتم تأجيرها مباشرة كسيارة واحدة. وغالبًا ما يتم جمع السيارات المتشابهة تحت نوع سيارة محدد.

فمثلًا تندرج سيارة تويوتا لاند كروز البيضاء لديك تحت نوع السيارات “دفع رباعي”

اضغظ على “الإعدادات” المنسدلة عن “إدارة الإيجارات والسيارات” بالقائمة الرئيسية ثم اضغط على بطاقة “أنواع السيارات”.

باستخدام أدوات البحث والفلترة تصل لأنواع السيارات المرادة

ولإضافة نوع سيارة جديد اضغط على زر “أضف نوع السيارة”.

أضف بيانات نوع سيارة الإيجار كالتالي:

الاسم: أضف اسمًا معبرًا عن نوع السيارة.

الحالة: اختر بين تنشيط النوع أو عدم تنشيطه، وسيكون لذلك أثر في إمكانية استخدام النوع في إنشاء أوامر التأجير لاحقًا، حيث لا يمكن استخدام نوع وحدة غير نشط.

طريقة التسعير: يمكنك محاسبة العميل بالأيام أو الساعات أو الأيام والساعات.

عند التسعير بالأيام، سيطلب منك النظام التالي:

تحديد موعد بداية اليوم الإيجاري في خانة “حضور”.

ونهايته في خانة “مغادرة”.

وعند التسعير بالساعات، سيطلب منك النظام التالي:

تعريف الحد الأدنى لساعات التأجير لهذا النوع من السيارات، فمثلًا لا يمكن تأجير السيارة لمدة تقل عن ثماني ساعات.

كما سيطلب منك تحديد الفترة الزمنية 

والتي يترتب عليها تحديد الوقت المتاح إتاحة بدء الحجز عنده.

أمثلة:

إن كانت الفترة الزمنية 60 دقيقة: هذا يعني أن إيجار السيارة لا بد أن يكون عند بداية الساعة فقط أي في الثانية عشر أو الواحدة مثلًا، ولا يتاح حجز السيارة عند الساعة 12:30 أو 12:15 وغيرها من الفترات القصيرة.

إن كانت الفترة الزمنية 30 دقيقة: هذا يعني تقسيم الساعة إلى 3 دقيقة وإتاحة إيجار السيارات في بداية الساعة أي في الساعة الثالثة وكذلك بعد مرور نصف ساعة أي في الساعة الثالثة ونصف.

إن كانت الفترة الزمنية 15 دقيقة: يتاح بدء تأجير السيارة في الساعة 12 أو 12:15 أو 12:30 أو 12:45: أو 1 إلى آخره.

إن كانت الفترة الزمنية 5 دقائق: يتاح بدء تأجير السيارة بعد كل خمس دقائق، في الساعة 12 أو 12:05 أو 12:10 أو 12:15 إلى آخره.

وعند التسعير بالأيام والساعات

يتعامل النظام بمثل ما يتعامل به مع التسعير بالساعات، إلا أنه سيتيح لك وضع سعر خاص باليوم الكامل (24 ساعة)، وسعر آخر للساعات الفردية التي لم تُكمل يومًا كاملًا.

قاعدة التسعير: أضف قاعدة تسعير،

الضريبة 1: أضف ضريبة أولى.

الضريبة 2: أضف ضريبة ثانية.

الوصف: أضف وصفًا موضِّحًا لنوع سيارة التأجير.

الصور: أرفِق صورةً لملف نوع سيارة التأجير.

ثم اضغط على زر “حفظ”.

بعد حفظ نوع سيارة الإيجار أو عند إعادة عرضها تظهر لك كل التفاصيل الخاصة بها ويمكنك تعديل أو حذف أو تعطيل نوع السيارة، وبالضغط على زر “أضف السيارة” تستطيع إضافات سيارات لهذا النوع.

أمر الحجز هو الإجراء الذي يتم اتخاذه لحجز أي سيارة من أنواع السيارات المتاحة للإيجار لديك لأيٍ من عملائك، وفي نظام دفترة هناك نوعان من أوامر الحجز: أمر حجز تلقائي لحجز السيارات المتاحة تبعًا لأولوية الحجز المحددة من قِبلك مسبقًا، وأمر حجز يدوي تحدد داخله السيارة المراد حجزها لكل عميل.

اضغط على “أوامر الحجز” المنسدلة عن “إدارة الإيجارات والسيارات” بالقائمة الرئيسية ثم اضغط على زر  “أضف أمر حجز” واختر “أضف أمر حجز يدوي”.

• أضف بيانات أمر الحجز كالآتي:

• • رقم أمر الحجز: يتم إنشاء رقم تسلسلي تلقائيًا لأمر الحجز.
  • إنشاء فاتورة تلقائية: لك الخيار في أن يُنشئ النظام فاتورة تلقائيًا بمجرد إنشاء أمر الحجز أو لا.
    • ويمكنك التحكم في أن تصدر هذه الفواتير كمسودة أو كفواتير نهائية من خلال إعدادات الإيجار العامة.
  • السيارة: اختر السيارة التي سيتم تأجيرها عن طريق كتابة نوع السيارة، ثم اختر من القائمة المنسدلة اسم السيارة المراد تأجيرها من السيارات المتاحة لهذا النوع.
  • العميل: اختر العميل الذي سيقوم بحجز/ تأجير السيارة.
  • تاريخ ووقت البدء: حدد موعد بدء الحجز/ التأجير باليوم والساعة.
  • العملة: حدد عملة سعر التأجير.
  • وسوم: أضف وسومًا تساعدك على الوصول لأمر الحجز سريعًا.
  • الملاحظات: أضف ملاحظاتك على أمر الحجز,
  • المرفقات: أضف مرفقات إلى أمر الحجز بحدٍ أقصى 5 ميجابايت.
  • اضغط زر “حفظ”.

لاحظ الفاتورة المنشأة تلقائيًا عن أمر الحجز في تبويب الفواتير.

حالة أمر الحجز التلقائية “معلق” ويمكن أن تستبدلها بحالة افتراضية أخرى تعينها لحالات أوامر الحجز، ويمكنك تغييرها بالضغط على زر “تغيير الحالة” واختيار الحالة المرادة.

يمكنك الإطلاع على فواتير  أمر الحجز وإضافة عملية دفع أو تحويلها من مسودة إلى فاتورة نهائية بالضغط على “إدارة الفواتير” المنسدلة عن التحصيلات بالقائمة الرئيسية،

اضغط على “أوامر الحجز” المنسدلة عن “إدارة الإيجارات والسيارات” بالقائمة الرئيسية ثم اضغط على زر  “أضف أمر حجز” واختر “أضف أمر حجز تلقائي”.

أضف بيانات أمر الحجز كالآتي:

• نوع الوحدة: اختر نوع السيارة التي سيتم حجزها/ تأجيرها.
• تاريخ البدء: حدد تاريخ بدء حجز/ تأجير السيارة.
• تاريخ الانتهاء: حدد تاريخ انتهاء حجز/ تأجير السيارة.
• اضغط على زر “الخطوة التالية”.

أكمل ملء بيانات أمر الحجز:

• العميل: اختر العميل الذي سيقوم بحجز/ تأجير السيارة.
• وسوم: أضف وسومًا تعريفية لتسهل عليك عملية الوصول لأمر الحجز.
• الملاحظات: أضف ملاحظاتك على أمر الحجز.
• المرفقات: أضف أي مرفقات متعلقة بأمر الحجز.
• يظهر لك في الشاشة السعر الكلي لأمر الحجز، وتاريخ ووقت البدء وتاريخ ووقت الانتهاء.

اضغط على زر“حفظ”.

في كل الحالات ينشأ عن أمر الحجز التلقائي فاتورة، لكن قد تكون مسودة أو فاتورة نهائية طبقًا لما حددته في إعدادات الإيجار العامة.