تصدير البيانات والتقارير إلى Excel وPDF وCSV
يمكنك تصدير بيانات دفترة إلى ملفات Excel أو CSV أو PDF لاستخدامها خارج النظام، مثل مراجعتها في Excel أو إرسالها للمحاسب. يشرح هذا الدليل طرق التصدير المختلفة: تصدير القوائم مع اختيار الحقول، وتصدير التقارير، وطباعة القوائم PDF، والنسخ الاحتياطي لبيانات النظام، والحدود القصوى لكل طريقة.
🛈
ملاحظة: تحتاج صلاحية عرض البيانات التي تصدّرها؛ فمثلًا تصدير الفواتير يحتاج صلاحية عرض الفواتير، وتصدير الموظفين يحتاج صلاحية عرض الموظفين.
محتويات المقال
طرق التصدير
| ما تريد تصديره | الطريقة | الصيغ |
|---|---|---|
| الفواتير، عروض الأسعار، أوامر البيع، المرتجعات، الإشعارات الدائنة، المشتريات، الأذون المخزنية | حدد السجلات من القائمة ثم الإجراءات ← تصدير | CSV أو Excel أو XML |
| المنتجات | من المنتجات والخدمات ← تصدير | CSV أو XML |
| القيود اليومية | حدد القيود ثم تصدير إلى Excel | Excel |
| الموظفين، العقود، قسائم الرواتب، الحضور، العمولات، قوائم الأسعار، معاملات البنوك، الجرد، الأقساط… | زر تصدير في القائمة، ثم اختيار الحقول | CSV |
| أي تقرير | من صفحة التقرير ← خيارات التصدير | CSV أو Excel أو PDF |
| كل بيانات وحدة كاملة | نسخ احتياطي لبيانات النظام | CSV أو XML |
تصدير الفواتير والمستندات مع اختيار الحقول
- افتح القائمة، مثل إدارة الفواتير، وصفِّ السجلات بالفلاتر.
- حدد السجلات، أو اختر الكل (جميع الصفحات) لتصدير كل نتائج الفلترة.
- من الإجراءات اختر تصدير.
- في صفحة التصدير حدد:
| الخيار | ما يفعله |
|---|---|
| النوع | الفواتير (سطر لكل فاتورة)، أو البنود (سطر لكل بند)، أو أعمدة البنود. |
| حقول الفاتورة | اختر الأعمدة التي تريدها، ومنها الحقول الإضافية. وإذا لم تختر حقولًا تُصدَّر كل الحقول. |
| البنود | حقول البنود عند تصدير البنود. |
| ترتيب حسب | ترتيب السجلات في الملف. |
| نوع الملف | CSV مفصول بفاصلة، أو CSV مفصول بفاصلة منقوطة، أو Excel، أو XML. |
اضغط تصدير، فيُنزَّل الملف مباشرة.
التصدير من القوائم الحديثة
في قوائم مثل الموظفين والعقود وقسائم الرواتب والحضور، اضغط تصدير، فتظهر صفحة بكل الحقول مقسمة حسب البيانات المرتبطة، ومنها مزيد من معلومات للحقول الإضافية. حدد الحقول، أو اضغط إلغاء الإختيار للكل ثم اختر ما تريد، ثم اضغط تصدير. يُنزَّل ملف CSV يدعم العربية ويُفتح في Excel.
تصدير التقارير
افتح التقرير، واضبط الفلاتر، ثم اضغط خيارات التصدير واختر:
- تصدير إلى CSV
- تصدير إلى Excel
- تصدير إلى PDF
- تصدير إلى PDF بدون رسم بياني (في التقارير التي بها رسوم بيانية)
ويمكنك أيضًا اختيار طباعة لطباعة التقرير مباشرة.
الطباعة الجماعية PDF
لتجميع عدة فواتير أو مستندات في ملف PDF واحد، حددها من القائمة واختر طباعة PDF من الإجراءات. الحد الأقصى 200 مستند في المرة.
النسخ الاحتياطي لبيانات النظام
لتنزيل نسخة من بيانات وحدات كاملة، افتح نسخ احتياطي لبيانات النظام، واختر الوحدات (مثل الفواتير والمشتريات والمنتجات والعملاء والموردين والمصروفات والموظفين)، وصيغة الملف CSV أو XML، والفرع إن وجد. وهذه الميزة متاحة لمالك الحساب في الباقات المدفوعة السارية.
الحدود القصوى
| التصدير | الحد |
|---|---|
| تصدير الفواتير والمشتريات والأذون المخزنية | 5,000 سجل في المرة |
| الطباعة الجماعية PDF | 200 مستند في المرة |
| الكل (جميع الصفحات) في القوائم الحديثة | أول 10,000 سجل |
رسائل الخطأ وحلولها
| الرسالة التي تظهر | السبب | الحل |
|---|---|---|
| لا يمكنك تصدير أكثر من 5000 سجل, من فضلك قم بتغيير الفلاتر لتناسب الحد | السجلات المحددة أكثر من 5,000. | قسّم التصدير بنطاقات تاريخ أصغر. |
| لاتوجد عناصر للتصدير | لا توجد سجلات مطابقة للفلاتر. | غيّر الفلاتر. |
| لم يتم اختيار (نوع السجلات) | لم تحدد سجلات قبل التصدير. | حدد السجلات أولًا. |
| الرجاء تحديد إدخال واحد على الأقل | اخترت تصدير القيود دون تحديد قيود. | حدد القيود أولًا. |
أسئلة شائعة
ظهرت الحروف العربية غير مفهومة عند فتح ملف CSV في Excel، ما الحل؟
اختر صيغة Excel عند التصدير إن كانت متاحة، أو افتح الملف من Excel عبر استيراد البيانات واختر ترميز UTF-8.
هل يمكنني تصدير الفواتير مع بنودها؟
نعم، اختر النوع: البنود في صفحة التصدير.
هل تظهر الحقول الإضافية في التصدير؟
نعم، تظهر ضمن الحقول التي يمكنك اختيارها في صفحة التصدير.
لماذا لا يظهر زر التصدير في قائمة العملاء أو الموردين؟
لا يتوفر حاليًا زر تصدير في قائمة العملاء والموردين. ويمكنك تصديرهم من نسخ احتياطي لبيانات النظام.